更新”问题日志“、“风险登记册”还是“经验教训登记册”

2021年6月17日 | 分类: PMP | 标签: ,

实施风险应对的输出,项目文件更新有三个,分别是问题日志经验教训登记册风险登记册。这三个输出文件经常会搞混,我们需要分辨一下这三个输出有什么区别。

PMBOK对该过程三个输出的描述如下:

  • 问题日志。作为实施风险应对过程的一部分,已识别的问题会被记录到问题日志中。
  • 经验教训登记册。更新经验教训登记册,记录在实施风险应对时遇到的挑战、本可采取的规避方法,以及实施风险应对的有效方式。
  • 风险登记册。可能需要更新风险登记册,反映开展本过程所导致的对单个项目风险的已商定应对措施的任何变更。

用通俗的方式来表达一下:

问题日志:在风险应对的过程中,出现了一些需要解决的问题,包括争议、分歧、冲突、相关方提出的问题、发生未识别的次生风险等,都可以按照问题来进行管理,问题的解决要走问题解决流程;

经验教训登记册:在实施风险应对过程中,对于解决风险遇到的困难、挑战、障碍,如何有效解决的方法,都记录在经验教训登记册中;

风险登记册:在实施风险应对过程中,如果风险应对措施不能解决当前已识别风险,需要更改风险应对措施,需要将新的风险应对措施更新到风险应对措施中。

说得再简单一点:

  • 应对出现了新问题,更新问题日志;
  • 风险应对结束,更新经验教训登记册;
  • 风险应对措施改变了,更新风险登记册。

  风险(Risk)是一旦发生,会对一个或多个项目目标产生积极或消极影响的不确定事件或条件。

  问题(Issue)是有质疑或争议的观点或事项,议而未决的观点或事项,或者,有对立看法或异议的观点或事项。

问题日志

在整个项目生命周期中,项目经理通常会遇到问题、差距、不一致或意外冲突。项目经理需要采取某些行动加以处理,以免影响项目绩效。问题日志是一种记录和跟进所有问题的项目文件,所需记录和跟进的内容可能包括:

  • 问题类型;
  • 问题提出者和提出时间;
  • 问题描述;
  • 问题优先级;
  • 由谁负责解决问题;
  • 目标解决日期;
  • 问题状态;
  • 最终解决情况。

问题日志可以帮助项目经理有效跟进和管理问题,确保它们得到调查和解决。作为本过程的输出,问题日志被首次创建,尽管在项目期间任何时候都可能发生问题。在整个项目生命周期应该随同监控活动更新问题日志。

经验教训登记册

经验教训登记册可以包含情况的类别和描述,经验教训登记册还可包括与情况相关的影响、建议和行动方案。经验教训登记册可以记录遇到的挑战、问题、意识到的风险和机会,或其他适用的内容。

经验教训登记册在项目早期创建,作为本过程的输出。因此,在整个项目期间,它可以作为很多过程的输入,也可以作为输出而不断更新。参与工作的个人和团队也参与记录经验教训。可以通过视频、图片、音频或其他合适的方式记录知识,确保有效吸取经验教训。

在项目或阶段结束时,把相关信息归入经验教训知识库,成为组织过程资产的一部分。

风险登记册

一个完整的风险登记册应该是以下表格的样式:

风险登记册有一项叫做“状态”,这个状态可以是“已识别”、“发生中”、“已解决”。所以风险状态会在整个周期中持续更新,所以风险登记册在应对风险后也会更新风险状态。

风险登记册记录已识别单个项目风险的详细信息。随着实施定性风险分析、规划风险应对、实施风险应对和监督风险等过程的开展,这些过程的结果也要记进风险登记册。取决于具体的项目变量(如规模和复杂性),风险登记册可能包含有限或广泛的风险信息。

当完成识别风险过程时,风险登记册的内容可能包括(但不限于):

  • 已识别风险的清单。在风险登记册中,每项单个项目风险都被赋予一个独特的标识号。要以所需的详细程度对已识别风险进行描述,确保明确理解。可以使用结构化的风险描述,来把风险本身与风险原因及风险影响区分开来。
  • 潜在风险责任人。如果已在识别风险过程中识别出潜在的风险责任人,就要把该责任人记录到风险登记册中。随后将由实施定性风险分析过程进行确认。
  • 潜在风险应对措施清单。如果已在识别风险过程中识别出某种潜在的风险应对措施,就要把它记录到风险登记册中。随后将由规划风险应对过程进行确认。

根据风险管理计划规定的风险登记册格式,可能还要记录关于每项已识别风险的其他数据,包括:简短的风险名称、风险类别、当前风险状态、一项或多项原因、一项或多项对目标的影响、风险触发条件(显示风险即将发生的事件或条件)、受影响的 WBS组件,以及时间信息(风险何时识别、可能何时发生、何时可能不再相关,以及采取行动的最后期限)。

目前还没有任何评论.

Scroll Up